Projekterfolg mit Standards

03.02.2011

Dr. Gisela Bolbrügge über die Bedeutung von Standards und Leitfäden als Erfolgsfaktor für das Projektmanagement.

Auch wenn ich selbst fest davon überzeugt bin, dass die meisten Projekte nicht wirklich an fehlenden Standards scheitern, halte ich Standards im Projektmanagement für einen wesentlichen und unabdingbaren Erfolgsfaktor.

Wenn sich ein Unternehmen für professionelles Durchführen seiner Projekte entscheidet, gehört die Einführung von Standards und deren verbindliche Festlegung ganz oben auf die Agenda. Sollte die Frage über die jeweilige Vorgehensweise  jedes Mal im einzelnen Projekt geklärt werden, führt das zu erheblichen Behinderungen für den Projektfortschritt und zu unnötigen Kommunikationsproblemen unter den Projektbeteiligten. Dies passiert natürlich auch dann, wenn es keinen einheitlichen Standard gibt, sondern die Leitlinie gilt, es ist egal, Hauptsache eine am Markt bekannte Methode wird benutzt. Dies kann leicht bei international aufgestellten Unternehmen passieren.

Begrifflichkeiten des Projektmanagements in der Unternehmenssprache einheitlich zu regeln, trägt dazu bei, dass durch ein gemeinsames Verständnis jedes Teammitglied weiß wovon die Rede ist. Jeder sollte zum Beispiel wissen, was ein Pflichtenheft genau beinhaltet. Missverständnisse und damit mögliche Konfliktherde werden von vornherein vermieden und die Prozessqualität gesteigert. Ein einheitliches Verständnis der Rollen und Prozesse im Projektmanagement trägt dazu bei, dass jeder seine Verantwortlichkeiten und Aufgaben kennt. Sie müssen nicht bei jedem Projekt neu definiert und neu ausgehandelt werden. Die Projektmitarbeiter können sich schneller auf die Liefergegenstände konzentrieren.

Werden in jedem Projekt die Grundlagen für das Projektmanagement erneut definiert, geht viel Zeit verloren, die für die eigentlichen Aufgaben und die Erreichung der Projektziele genutzt werden könnte. Dies führt dazu, dass sehr schnell aus ursprünglichen Sach-Problemen Beziehungsprobleme werden können. Insbesondere Menschen, die einen „Sei perfekt-Antreiber“ haben, ertragen solche, durch Unklarheiten gekennzeichnete Situationen  eher schlecht. Auftretende Frustration senkt die Toleranzschwelle im Team, steigert die Aggressionen untereinander und schränkt die Fähigkeit einander Zuzuhören ein. Sind diese Störungen einmal da, sind sie nicht so leicht zu beheben und je nach Fortschritt sind die Beteiligten gar nicht mehr in der Lage, diese Probleme miteinander selbst zu lösen. Wer gibt schon gerne zu, ein Problem mit einem anderen im Team zu haben, sich geärgert zu haben? Das gilt doch als unprofessionell! Probleme, die aus einem Mangel an Strukturen und Prozessen für das Projektmanagement entstanden sind, können sich allerdings ganz entscheidend und kontraproduktiv auf der Beziehungsebene auswirken.

Unternehmen, deren Management diesen Wirkungen keine Rechung trägt, agieren unprofessionell. Kommunikationsprobleme in Projekten werden auch so genügend auftreten, man muss nicht durch ein Fehlen von Standards und Methoden ein zusätzliches Feld dafür aufmachen. Einheitliche Unternehmensstandards für Projektmanagement sind eine grundlegende Voraussetzung für Projekterfolg und ein Beitrag dazu, die Storming-Phase in Projekten ein wenig zu lindern, die Leistung des Teams zu steigern und vor allem die Projektkosten im Griff zu behalten.

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