Optimiere deine Steuerlast als Freelancer, indem du sämtliche IT-Kosten absätzt. Hierzu zählen nicht nur der Computer, der Laptop und das Tablet, sondern auch Drucker, externe Festplatten oder Speichermedien. Um IT-Kosten von der Steuer absetzen zu können, gilt es, im Vorfeld einige Überlegungen anzustellen.
IT-Kosten sind Betriebsausgaben
Die Umgebung des Computers gehört für Freelancer zur notwendigen Ausstattung des Betriebs. Denn Hard- und Software stellen inzwischen in jeder Branche ein unabkömmliches Werkzeug zur Ausübung der freiberuflichen Tätigkeit dar. Daher gehört die IT-Ausstattung zu den Betriebsausgaben, die regulär und in vollem Umfang steuerlich absetzbar sind.
Welche Auswirkungen hat eine private Nutzung?
Viele Freelancer üben ihre Tätigkeit im Homeoffice aus, wo sie ihre betrieblichen Räume in der privaten Wohnung integrieren. Dadurch kann es dazu kommen, dass die IT-Ausstattung auch privat genutzt wird. Damit die IT-Kosten von der Steuer abgesetzt werden können, muss der private Anteil der Nutzung ermittelt und gesondert behandelt werden.
Einen geringen Anteil an privater Nutzung kann das Finanzamt zwar durchaus vernachlässigen, doch für den geringen Anteil der Privatnutzung muss ein Nachweis erbracht werden, was jeden Haushalt vor ein Problem stellt. Um eine uneingeschränkte Geltendmachung der IT-Kosten gegenüber dem Finanzamt nicht zu gefährden, sollten daher für die Privatnutzung separate Geräte bereitgestellt werden.
Wie kann man IT-Kosten von der Steuer absetzen?
Die IT-Ausstattung von Freiberuflern gehört zu den Anschaffungen des Betriebs. Damit gehört sie zu den Betriebsausgaben. Hier gilt es zunächst, die einmaligen Ausgaben für die Anschaffung von Hardware oder Software von den laufenden Kosten, wie zum Beispiel Softwarenutzungsgebühren oder Hostingkosten zu unterscheiden.
Anschaffungskosten
Freelancer können die Aufwendungen für den Kauf der Hard- oder Software in voller Höhe als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Die Kosten hierfür können entweder über eine festgesetzte Nutzungsdauer abgeschrieben oder als geringwertige Wirtschaftsgüter abgesetzt werden.
Abschreibung
Die so genannte Nutzungsdauer ist eine Zeitspanne, innerhalb der ein Wirtschaftsgut verbraucht wird. Die Finanzverwaltung hat für sämtliche gängigen Wirtschaftsgüter Tabellen (AfA-Tabelle) erstellt, die sowohl die Nutzungsdauer als auch den Prozentsatz der Abschreibung genau festlegt. Bis zum Jahr 2020 mussten die Ausgaben die Anschaffung von Soft- und Hardware über einen Zeitraum von drei Jahren, entsprechend der angenommenen Nutzungsdauer, abgeschrieben werden. Für bestimmte Hard- und Software gilt jedoch seit 2021 ein verkürzter Zeitraum von einem Jahr, wodurch eine sofortige Abschreibung möglich gemacht wird. Dazu gehören:
- PCs
- Desktop Computer
- Tablets
- Dockingstation
- Zubehör wie: Tastatur, Maus, Grafiktablett, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset
- Drucker
- Ausgabegeräte wie: Beamer, Lautsprecher, Monitore, Displays
- externe Speichermedien wie: USB-Sticks oder Festplatten
- Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung z.B Microsoft Office und CRM-Systeme)
- weitere Details sind hier im Schreiben des BFM zu finden
Die Kosten für IT-Ausstattung können demnach in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
IT-Ausstattung, deren Anschaffungskosten weniger als 1000 Euro netto (ab 2024) betragen, gelten steuerlich als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Diese können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern zählen auch gängige Computerprogramme (Trivialprogramme), die nicht speziell für den Käufer entwickelt wurden.
Gleichzeitig ist die Betragsgrenze für Sammelposten seit 2024 von 1.000,00 € auf 5.000,00 € erhöht worden, und die Auflösungsdauer wurde von fünf auf drei Jahre verkürzt.
Die laufenden Kosten
Zu den laufenden IT-Kosten gehören neben dem Hosting und Homepagebetreuung auch monatliche Softwarenutzungsgebühren oder Kosten für den Cloudspeicher. Diese regelmäßigen Ausgaben werden genauso wie Betriebskosten behandelt und fließen in voller Höhe in die steuerlich absetzbaren Betriebsausgaben ein.
