Wie formulieren Freelancer die Absage eines Angebots?

17.04.2018

Eine Absage für ein Angebot zu formulieren ist meist eine schwierige Angelegenheit. Gerade dann, wenn es sich eigentlich um ein gutes Angebot gehandelt hat. Umso wichtiger ist eine positive Formulierung, die das Gefühl vermitteln soll, dass die Absage schwer fällt. Wir zeigen, wie eine Absage aufgebaut und formuliert sein sollte.




Das oberste Gebot: Eine Absage für ein Angebot muss klar formuliert und höflich sein. Sinn macht es auch, wenn kurz erklärt wird, warum eine Ablehnung erfolgt. Neben einer einwandfreien Optik kommt es dabei darauf an, die Absage für das Angebot gut zu formulieren. Im Vordergrund steht dabei, das Augenmerk auf das "Warum" der Ablehnung zu richten, damit später der Empfänger des Schreibens richtig damit umgehen kann. 


Einleitung sollte sich auf Angebot beziehen

Bereits der Einstieg sollte einen Bezug zum Angebot herstellen. Es lohnt sich, aufzuzeigen, warum es gefallen hat. Das zeigt ein hohes Maß an Wertschätzung. In jedem Fall kommt es darauf an, sämtliche Aussagen im Konjunktiv zu treffen. So kann sich der Auftraggeber bereits darauf einstellen, dass eine Absage erfolgen wird. 


Im Hauptteil: Klare Aussagen treffen

Die Gründe sollten möglichst ehrlich und verständlich dargelegt werden. Eine Absage für ein Angebot zu formulieren sollte das Bedauern darüber ausdrücken, dass es zu keiner Zusammenarbeit kommt. Es muss klar werden, dass die Ablehnung aus reinem Nicht-Können (z.B.: „Leider habe ich derzeit keine Kapazitäten frei, um diesen Auftrag noch anzunehmen.“) erfolgt, und nicht aus einem Nicht-Wollen. Kurze und bündig formulierte Argumente überzeugen dabei am besten.

Wenn eine Absage für ein Angebot zu formulieren ist, muss darauf geachtet werden, dass sich der Auftraggeber nicht angegriffen fühlt. Deshalb ist hier Ehrlichkeit oberste Priorität – ohne dabei jemanden vor den Kopf zu stoßen. Wer die Gründe kennt, warum ein Angebot nicht angenommen wird, ist eher bereit, die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen und beim nächsten Mal wieder anzufragen. 

Der Hauptteil sollte in kurzen Sätzen formuliert werden. Höflich, aber bestimmt. Auf keinen Fall sollten schwammige Aussagen getroffen werden, die nicht eindeutig als Absage zu verstehen sind. 


Am Ende steht der Dank

Bevor das Schreiben endet, gilt es nochmals Dank für das Angebot zum Ausdruck zu bringen. Am besten in Verbindung mit der Hoffnung oder dem Wunsch, auf Verständnis zu stoßen. Respektvolle Sprache ist ebenso angebracht wie ein Satz am Ende, der den Gedanken auf eine eventuell zukünftige Zusammenarbeit ausdrückt. Vielleicht genügt aber auch der Wunsch, in Kontakt zu bleiben. 

Das ist in jedem Fall ein positiver Schluss, der den Kontakt nicht komplett abreißen lässt und dem potenziellen Auftraggeber bzw. Kunden gegenüber nochmals Wertschätzung zeigt. So wird deutlich, dass prinzipiell immer Interesse an einer Zusammenarbeit besteht. 


Proben und Muster zurücksenden

Wer im Zuge des Angebots Muster oder Proben von Produkten oder anderen Waren erhalten hat, sollte diese dem Absageschreiben natürlich beifügen. Hier genügt ein kurzer Satz, der darauf hinweist, dass die überlassenen Muster per Post zurückgesandt werden. 

Damit ist die Absage für ein Angebot ausreichend formuliert und der Brief (unbedingt persönlich unterzeichnet!) oder die E-Mail kann mit dem Ausdruck guter Wünsche oder mit einer anderen Höflichkeitsformel enden. Wer Nähe aufbauen möchte, der greift auf die Formulierung "Herzliche Grüße" zurück. Floskeln wie "Hochachtungsvoll" oder "Mit Hochachtung" sollten unbedingt vermieden werden.






Bild: © BillionPhotos - Fotolia
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