Spartipp für Freiberufler: Firmenwagenversteuerung mit dem digitalen Fahrtenbuch

15.03.2018

Wer einen Firmenwagen besitzt und diesen für private Zwecke nutzt, muss diesen versteuern — so will es das Gesetz. So steht man auch als Freiberufler irgendwann vor der Frage der vorteilhaftesten Versteuerungsart: “Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?” Letztere kann häufig erhebliche Steuervorteile mit sich ziehen.




Nutzt ein Selbstständiger seinen Firmenwagen neben seinen beruflichen Fahrten für private Zwecke, dann entsteht ein Nutzungswert, der sogenannte geldwerte Vorteil. Daher muss – sofern das Fahrzeug notwendiges Betriebsvermögen darstellt – die private Nutzung, aber auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte steuerlich angerechnet werden. Die Berechnung dieses geldwerten Vorteils und des zu zahlenden Steuerbetrags erfolgt entweder per Ein-Prozent-Methode oder mit einem Fahrtenbuch. 
Während bei der ersten Variante der geldwerte Vorteil pauschal mit einem Prozent vom Bruttolistenpreis des Fahrzeuges berechnet wird, ist beim Fahrtenbuch etwas mehr Aufwand gefragt: Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start- und Zieladresse, Firma, Geschäftspartner und Zweck der Fahrt müssen bei einer Betriebsfahrt im Fahrtenbuch stehen. Bei einer Privatfahrt genügt neben den Kilometerstandsangaben ein kurzer Vermerk. Dies kann im stressigen Alltag schnell lästig werden, weshalb im digitalen Zeitalter natürlich simplere Lösungen gefragt sind. Denn obwohl die Ein-Prozent-Methode auf den ersten Blick so unkompliziert scheint: Ein Wechsel auf die Fahrtenbuchmethode würde in der Mehrheit der Fälle erhebliche Steuervorteile mit sich bringen.


Automatische Fahrtenaufzeichnung mit dem digitalen Fahrtenbuch 

Einige Anbieter haben es sich zum Ziel gesetzt, der Firmenwagenversteuerung in ein neues Zeitalter zu helfen: Digitale Fahrtenbücher sind eine zeitlich und finanziell effizientere Lösung für das Problem. An die Stelle von lästigem Gekritzel tritt eine Software-Lösung, die zur Erleichterung im Arbeitsalltag beiträgt und gleichzeitig beim Steuernsparen hilft. Wichtig ist dabei, dass die Spielregeln des Finanzamts eingehalten werden. Dies bedeutet: Das Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und manipulationssicher geführt werden. Die Fahrten müssen gemäß der 7-Tage-Regel innerhalb von sieben Tagen als Privat- oder Betriebsfahrt gekennzeichnet werden. Zudem muss auf Anfrage das gesamte Fahrtenbuch jederzeit exportiert werden können. Diese Regeln können durch ein digitales Fahrtenbuch, das automatisch sämtliche Fahrten aufzeichnet, leicht befolgt werden. Jedoch: Nicht jedes digitale Fahrtenbuch erfüllt die Anforderungen des Finanzamts. Sie sollten bei der Entscheidung für ein digitales Fahrtenbuch unbedingt darauf achten, dass die Manipulationssicherheit gewährleistet ist, sonst kann es sein, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt. So muss beispielsweise darauf geachtet werden, dass der Fahrer die automatisch erfassten Fahrten nur kommentieren, nicht editieren kann. Ein Excel-Dokument ist somit nicht finanzamtkonform. Zudem sollten nachträglich veränderte Kommentare durch eine Änderungshistorie als solche erkennbar sein. So hat Ihr Fahrtenbuch volle Transparenz und garantiert Nachvollziehbarkeit für das FInanzamt. Gerade kostenlose Fahrtenbuch-Apps erweisen sich oft als unverlässlich und ungenügend gegenüber den Ansprüchen der Finanzbehörden. Empfehlenswert ist eine Kombination aus Software und Hardware. Ein Beispiel dafür ist ein OBD-Stecker.


Der Fahrtenbuch-Stecker als verlässlichste Lösung

Die OBD-Schnittstelle im Fahrzeug wird normalerweise von der Werkstatt zum Auslesen der Fahrzeugelektronik verwendet, sie kann aber auch beim Fahrtenbuchführen helfen. Ein kleiner Fahrtenbuchstecker, der in der OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs angebracht wird, schreibt automatisch die Fahrten mit. Die Installation kann kinderleicht in zwei Minuten selbst erledigt werden: Der Stecker muss einfach nur eingesteckt werden. Besonders verlässlich sind Fahrtenbuch-Stecker, die zusätzlich mit einer eigenen kleinen SIM-Karte ausgestattet sind und komplett autark funktionieren. Das Smartphone, das Sie bei mit Bluetooth arbeitenden OBD-Steckern immer mitführen müssten, kann in diesem Fall getrost zuhause gelassen werden. Der Fahrtenbuch-Stecker schreibt automatisch für Sie mit, sodass nur die einfache Kategorisierung per Smartphone oder PC bleibt. So ist Ihr digitales Fahrtenbuch garantiert lückenlos und finanzamtkonform.






Bild: © Aaron Amat - shutterstock.com
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