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18.01.2018

Virtuelles Arbeiten - Cloudworking im digitalen Büro


Innerhalb weniger Minuten mit seinem virtuellen Warenkorb online zur Kasse gehen, sich die neusten Nachrichten bequem auf dem Handy unterwegs im Online-Magazin durchlesen oder Siri seinen Plan für die nächste Woche diktieren und in den digitalen Terminkalender eintragen lassen: Die Virtualisierung findet überall in unserem Alltag statt. So verändert der technische Fortschritt des 21. Jahrhunderts und die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine unser Leben in vielen Bereichen. Diese Digitalisierung revolutioniert ebenfalls die Arbeitswelt: Durch sogenanntes virtuelles Arbeiten in Online-Workspaces und Teambesprechungen per Videokonferenzen wird das traditionelle Büro in die digitale Welt verlegt.




Vorteile des Cloudworkings

Das virtuelle Arbeiten bietet viele Vorteile gegenüber dem traditionellen an einen festen Ort gebundenen Arbeitsplatz, sowohl für das gesamte Team als auch jeden individuellen Mitarbeiter. 

Online-Teams sind häufig aus Mitarbeitern aus verschiedenen Ländern zusammengesetzt. Die verschiedenen Denkweisen und Ansätze unterschiedlicher Kulturen tragen zum interkulturellen Verständnis bei und sorgen für Kreativität und international anwendbare Ergebnisse. Außerdem fördert die Zusammenarbeit unterschiedlicher Länder Toleranz und Akzeptanz gegenüber anderen Kulturen.

Doch nicht nur verschiedene Länder, auch unterschiedliche Institutionen wirken im modernen Online-Projektmanagement mit. Durch eine so erreichte Vielzahl an Spezialisierungen werden innerhalb des Teams verschiedene Denkansätze verfolgt und kombiniert um gemeinsam ein komplexes Ergebnis zu erzielen.

Desweiteren besteht ein Arbeitsteam nicht nur aus Mitgliedern unterschiedlicher Länder und Institutionen, sondern aus sehr individuellen Charakteren, die speziell nach Fähigkeiten ausgesucht werden. Durch das Prinzip des “hiring on demand”, also dem “Einstellen nach Bedarf” setzt sich das Team durch die besten Mitarbeiter in ihren Teilgebieten zusammen. Der Einsatz der Arbeitskräfte und die Qualität der Beiträge stehen beim Cloudworking im Vordergrund, während das Arbeitsverhältnis zwischen den Mitarbeitern eher in den Hintergrund rückt. So werden durch diese strukturierte Zusammensetzung effizient und produktiv Ergebnisse erreicht.

Für die einzelnen Mitarbeiter steht der Vorteil der eigenen Zeiteinteilung im Vordergrund. Individuelle Deadlines sorgen für flexibles Arbeiten, welches durch richtiges Selbstmanagement Individualität schafft und Kreativität fördert. 
Ohne die feste Einschränkung auf einen bestimmten örtlichen Arbeitsplatz für alle Teammitglieder ist die effiziente Arbeit am Projekt für jeden Einzelnen immer und überall möglich. 


Herausforderungen des virtuellen Arbeitens

Wie bereits angesprochen rückt in einer digitalen Arbeitsgruppe das Verhältnis zwischen den einzelnen Mitgliedern in den Hintergrund, das kann für einige Mitglieder als Nachteil empfunden werden. Menschen, die ihre Teamkollegen gerne persönlich kennenlernen wollen um so ihre Zusammenarbeit zu fördern, haben dies im Online-Office schwerer, da der persönliche Kontakt meistens eher eingeschränkt ist.

Auch wenn die oftmals verschiedenen Herkünfte der Teammitglieder für ein komplexes Arbeitsergebnis sorgen, können diese kulturellen und vor allem auch sprachlichen Unterschiede Schwierigkeiten mit sich bringen. Abgesehen davon, dass es unbedingt notwendig ist, sich im Team auf eine gemeinsame Arbeitssprache, die von alle Mitarbeitern beherrscht wird, zu einigen, werden von den Mitgliedern überdurchschnittliche Softskill-Fähigkeiten in zwischenmenschlicher Verständigung benötigt. Das Fehlen nonverbaler Kommunikation führt häufig zu Missverständnissen, welche sich zum Beispiel durch Frustration der Mitarbeiter zur Verzögerung des Arbeitsprozesses entwickeln können. 

Die wohl größte Herausforderung stellt die Ordnung und Strukturierung am virtuellen Arbeitsplatz dar. Die verschiedenen örtlichen Standpunkte und individuelle Deadlines der Mitarbeiter können führen dazu, dass durch Zeitverschiebung und unterschiedliche Planung Videokonferenzen und Online-Absprachen eventuell nicht zustande kommen können. Die richtige Organisation ist also besonders beim Virtuellen Arbeiten von besonderer Bedeutung.


Die besondere Rolle der Führungskräfte

Angesichts der Herausforderungen vor die ein Online-Team gestellt wird, spielt die Führungskraft in einem Projekt eine wichtige Rolle. Ihr obliegt die besondere Verantwortung als Bindeglied einer Gruppe von über den Globus verteilten Mitarbeitern. 
Durch Das Prinzip des “hiring on demand” im virtuellen Team arbeitet die Führung mit den besten, speziell nach fachlichen Skills ausgewählten Mitarbeitern, die in ihren Bereichen besonders kompetent sind. 

Allerdings herrscht im Online-Workspace sowohl unter den Mitarbeitern als auch zur Führungskraft eine geringere Transparenz, wodurch es schwerer fällt, eventuelle Inkompetenz über die Distanz oder Schwierigkeiten im Arbeitsprozess, sowie Konflikte direkt zu erkennen.Auch der Aufbau von Vertrauen zu den Teammitgliedern, ebenso wie die Vermittlung einheitlicher Ziele und Regeln wird durch Distanz erschwert. Die Führungskraft eines virtuellen Teams wird vor die Herausforderungen gestellt, die Gruppe trotz räumlicher Entfernung zu organisieren und bedarf einer großen Anstrengung, um die gewünschten Ziele zu erreichen.


Organisationsprogramme

Wie bereits angesprochen, ist die Herausforderung des virtuellen Arbeitens sowohl für die Teammitglieder als auch für die Führungskraft die hohe Ordnung und zu gewährleistende Kommunikation. Da die Mitarbeiter meistens über den ganzen Globus verteilt arbeiten, ist eine für die Gruppe passende Kommunikationssoftware unerlässlich und der Schlüssel zum Erfolg. So ist die Wahl eines Programms für digitale Zusammenarbeit sehr entscheidend für die Effizienz und Produktivität der Gruppe. Bei der Vielzahl an Software-Angeboten für Online-Kommunikation ist es wichtig, ein Programm zu finden, welches den Gruppenbedürfnissen entspricht und den vorliegenden Aufgaben angepasst ist.

Beispiele für gute Anbieter von sogenannten Collaboration-Tools sind zum Beispiel: MS Project, Wrike, Meistertask, Slack, Taskworld, Podio, Trello, Basecamp, Redbooth. Diese Programme sind vom Funktionsumfang, der Bedienung und erforderlichen Software-Vorkenntnissen alle sehr unterschiedlich.

Das Institut für Arbeitsdesign und Zukunftstechnologien e.V. führte im Oktober 2014 erstmals einen Vergleich zwischen verschiedenen Programmen durch. Die Aktualisierung der Untersuchungen fand im März 2017 statt, in dem das Institut 10 statt 5 Programmen für die Online-Kommunikation in relevanten Aspekten miteinander verglich. 

Vor allem Podio und Taskworld konnten ein gutes Ergebnis erzielen: Laut Testern überzeugte Podio besonders durch individuelle Anpassbarkeit. Die Möglichkeit, ein persönliches Dashboard und Projekte anzulegen, als auch unbegrenztes Filesharing zu betreiben sind die Stärken des Projektmanagement-Tools. Taskworld glänzte durch einfache Templates, individuelle Kommentarfunktionen, umfangreiche Tag-Funktionen auf vielen Ebenen und einfacher Integration von E-Mails.

Ebenfalls hervorgehoben wurden die sehr unterschiedlichen Kollaborationstools MS Project und Slack. Microsoft ist mit der Integration von OneNote, SharePoint oder MSOffice eher für erfahrene Tool-User geeignet, während Slack durch Verwendung von Hashtags, Emojis und Kurznachrichten eine Alternative für weniger versierte Nutzer bietet.






Bild: © Rawpixel com - Fotolia.com
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