Eigenbeleg: Vorlage und Erklärung

Freiberufler und Selbstständige müssen alle betrieblichen Ausgaben nachweisen können. Doch was passiert, wenn eine Quittung verschwunden ist? Oder Sie gar keine haben? Sollten Sie kein Duplikat der ursprünglichen Rechnung erstellen können, so bildet der Eigenbeleg eine gute Möglichkeit, um den entstandenen Aufwand geltend zu machen. Deshalb erklären wir Ihnen, was das ist und was Sie bei der Erstellung beachten müssen und liefern eine kostenlose Vorlage zum Herunterladen.

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Inhalt des Artikels:

1. Was ist ein Eigenbeleg?
2. Was muss auf dem Eigenbeleg stehen?
3. Wichtig: Eigenbelege sind nur Notlösungen
4. Kostenlose Vorlage zum Download

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg gilt als Ersatzbeleg für eine Rechnung oder Quittung, die verloren gegangen ist oder nicht ausgestellt wurde. Freiberufler oder Selbstständige stellen sich diesen Beleg also selbst aus, weil alle betrieblichen Ausgaben nachgewiesen werden müssen. Das Finanzamt erkennt diesen ebenfalls als Ersatzbeleg an.

Bei manchen Aktivitäten wird z. B. kein Originalbeleg ausgestellt oder er liegt nicht mehr vor. Dies ist zum Beispiel bei Verlust oder Diebstahl der Fall. Dann ist es zulässig, sich selbst einen Eigenbeleg als Freiberufler auszustellen. Nur so können Freiberufler den entstandenen Aufwand als Betriebsausgabe beim Finanzamt geltend machen.

Die Erstellung des Eigenbeleges ist jedoch streng geregelt, denn das Finanzamt akzeptiert nur Belege mit eingehaltenen Vorgaben. Ein wichtiger Punkt ist die Glaubwürdigkeit: denn die betriebliche Notwendigkeit und Höhe der Ausgabe muss nachvollziehbar und glaubwürdig sein.

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Was muss auf dem Eigenbeleg stehen?

Bei der Erstellung des Eigenbeleges sollten Sie möglichst genaue Angaben machen. Beim Aufbau können Sie sich an der Originalrechnung orientieren, denn der Ersatzbeleg sollte alle Angaben der ursprünglichen Rechnung umfassen.

Diese Fragen sollte Ihre erstellte Quittung auf jeden Fall beantworten:

• Wie viel wurde gezahlt?
• Wofür wurde gezahlt?
• Wann wurde gezahlt?
• Wer wurde bezahlt?
• Warum wird er ausgestellt?

Der letzte Punkt ist wichtig: Sie müssen vor allem begründen können, warum ein Eigenbeleg notwendig ist. Beispielsweise können Sie hier angeben, dass der Originalbeleg verloren gegangen ist oder nicht erhalten wurde. Die Unterschrift des Freiberuflers bestätigt, dass alle Angaben richtig sind.

Eigenbeleg und Vorsteuer

Die ordnungsgemäße Rechnung ist eine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Da es sich beim Eigenbeleg um keine ordnungsgemäße Rechnung handelt, können Freiberufler keine Vorsteuer aus dem Beleg geltend machen.

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Wichtig: Eigenbelege sind nur Notlösungen

Schauen Sie lieber zweimal nach dem Originalbeleg, bevor Sie einen Eigenbeleg ausstellen. Denn bei zu vielen Eigenbelegen leidet die Glaubwürdigkeit Ihrer Buchführung darunter. Das kann zu späteren Problemen, z. B. bei der Betriebsprüfung, kommen. Außerdem könnte sich das Finanzamt quer stellen und die Belege nicht anerkennen, wenn Sie auffällig viele oder unglaubwürdige Eigenbelege abgeben.

Kostenlose Vorlage zum Download

Vorlage Eigenbeleg