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24.09.2013

Fahrtenbuch für Freelancer: Notwendiger Begleiter


Wenn Sie als Freelancer Ihr privates Auto auch für geschäftliche Fahrten nutzen, haben Sie die Möglichkeit, die finanziellen Aufwendungen für die Fahrten steuerlich geltend zu machen.

Um dem Finanzamt gegenüber alle beruflichen Fahrten belegen und glaubhaft nachweisen zu können, müssen Sie für die gewerbliche Nutzung von Privatfahrzeugen ein Fahrtenbuch verwenden. Bevorzugt wird vom Finanzamt ein handschriftliches Fahrtenbuch, da dieses nicht spurlos manipulierbar ist.

Das Fahrtenbuch richtig führen


Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Ihr Fahrtenbuch zu führen, und können sich im Fahrzeug mit einem elektronischen Fahrtenbuch behelfen, welches Sie Zuhause übernehmen und in ein handschriftliches Fahrtenbuch übertragen. Nicht jedes Finanzamt akzeptiert die elektronische Buchführung. Alle eingetragenen Fahrten müssen nachvollziehbar und korrekt aufgezeigt, sowie durch die Unterschrift des Fahrers bestätigt werden. Die einzutragenden Daten beinhalten Reisedatum und -ziel (exakte Adresse), den Anlass der Fahrt (z.B. den besuchten Geschäftspartner) und den exakten Kilometerstand nach abgeschlossener Fahrt. Nicht gestattet sind nachträgliche Änderungen, ohne dass der ursprüngliche Eintrag im Fahrtenbuch erhalten bleibt (und lediglich durch das Durchstreichen oder einen Vermerk unkenntlich gemacht wird).

Um beim Finanzamt geschäftliche Fahrten mit dem privaten PKW absetzen zu können, darf das Fahrtenbuch nicht einfach nur eine Ansammlung von losen Zetteln sein: Es gibt spezielle Fahrtenbücher, die der aktuellen Rechtslage entsprechen und sich zur Vorlage beim Finanzamt eignen. Herausgerissene Seiten oder eine mangelhafte und undurchsichtige Buchführung kann zur Prüfung durch das Finanzamt, aber auch zur Verwehrung der steuerlichen Vergünstigungen führen. Kilometerangaben sind exakt abzurechnen und dürfen nicht geschätzt werden. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss über einen geschlossenen Einband verfügen und fortlaufend geführt werden. Die Rechtslage sieht vor, dass auch fehlerhafte Eintragungen erhalten bleiben müssen und als Indiz für eine vollständige Führung des Fahrtenbuches gelten. Für gewöhnlich werden auf einer Seite mehrere Fahrten eingetragen, jeweils abhängig vom Aufbau des jeweiligen Fahrtenbuches. Im Vorlagenbereich der Microsoft Office-Homepage finden Sie einige Musterbeispiele für häufig verwendete Fahrtenbuchdesigns. Alle Einträge müssen stets leserlich verfasst sowie unbedingt durch eine Unterschrift am Ende der Seite bestätigt werden. Ohne Unterschrift des Fahrers besitzen die Einträge für das Finanzamt keine Gültigkeit.

Ein Fahrtenbuch am Computer führen ist möglich


Allerdings müssen Sie das Fahrtenbuch nicht zwingend von Hand führen: Sie können sich für eine Software entscheiden und so Ihr Fahrtenbuch online führen. Für das Finanzamt müssen Sie das Fahrtenbuch allerdings häufig dennoch ausdrucken und die Richtigkeit ebenfalls mit Ihrer Unterschrift bestätigen. Die Auswahl der vom Finanzamt akzeptierten Programme ist außerdem nicht groß und Sie können nur Software nutzen, welche ein nachträgliches Ändern von Daten nur so ermöglicht, dass die fehlerhaften Einträge ersichtlich bleiben. Software mit änderungssicherem Modus finden Sie beispielsweise auf Fahrtenbuch.de oder bei DATEV. Freeware-Angebote ohne änderungssicheren Modus eignen sich höchstens als Unterstützung. So können Sie das Fahrtenbuch zwar am PC führen, trotzdem müssen Sie es für die Steuererklärung in ein geschlossen eingebundenes Buch übertragen und dem Finanzamt zugänglich machen.

Beim Führen von Fahrtenbüchern spielen die Einhaltung der rechtlich geforderten Form sowie die Richtigkeit der Angaben eine übergeordnete Rolle. Wenn Sie alle Fahrten direkt nach Beendigung eintragen, machen Sie korrekte und nachvollziehbare Angaben. Für den realistischen Kilometerstand sollten Sie den Tacho vor allen Dienstfahrten auf Null positionieren. Dies kann zu Beginn etwas Gewöhnung bedürfen, zahlt sich aber auf lange Sicht definitiv aus.


Bild: © interklicks - Fotolia.com

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