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22.04.2013

Offene Rechnungen & Außenstände vermeiden!


Gelegentlich müssen sich Freelancer und Freiberufler mit offenen Rechnungen bzw. Außenständen ihrer Kunden herumschlagen und diese professionell einfordern.

Der Ton macht die Musik – Erinnern oder Ermahnen?


Zeiterfassung, Rechnungserstellung und Buchhaltung sind lästige aber unvermeidbare Tätigkeiten, die zum Alltagsgeschäft jedes Freelancers und Freiberuflers gehören und deren Arbeitstage oft zusätzlich in die Länge ziehen. Umso ärgerlicher ist es, wenn man feststellt, dass eine bereits vor drei Wochen versandte Rechnung noch immer nicht oder nur teilweise bezahlt worden ist. Dabei hatte der Kunde doch seine Zufriedenheit signalisiert und es gab zumindest keine offensichtlichen Anzeichen für eine mangelnde Zahlungsbereitschaft oder -fähigkeit. Was nun?

Man braucht in dieser Situation nicht unbedingt gleich mit der Holzhammer-Methode über den säumigen Kunden herzufallen, sondern sollte Ruhe bewahren und systematisch vorgehen. Man sollte sich daher erinnern, wie sich der Auftraggeber während der Zusammenarbeit bisher verhalten hat, und sich davon ausgehend fragen, ob mit einem wissentlichen Ausbleiben zu rechnen ist (z.B. Zahlungsunwille, Zahlungsunfähigkeit) oder ob der Kunde unbeabsichtigt nicht bezahlt hat (Fahrlässigkeit, Übersehen, Buchungsfehler). Dementsprechend sollte man sich für eine der drei folgenden Optionen entscheiden. Details diesbezüglich liefert unser Beitrag „Mahnung oder Zahlungserinnerung“:

  • Zahlungserinnerung (Wohlwollen signalisieren, von einem Versehen ausgehend an Rechnung erinnern - z.B. auch telefonisch)

  • Zahlungsaufforderung (freundlicher aber bestimmter Stil, direkt um umgehende Bezahlung bitten - per Mail oder schriftlich)

  • Mahnung (sachliche und bestimmte Aufforderung zur umgehenden Bezahlung - schriftlich)


Vorsicht ist besser als Nachsicht – Rechnungen von A bis Z ordentlich managen!


Um sich die unangenehme und lästige Auseinandersetzung mit (teil-)offenen Rechnungen möglichst von vorn herein zu ersparen, sollte man auf einige Dinge achten. Im Folgenden sind wichtige Hinweise zum eigenen Forderungsmanagement zusammengestellt, deren Einhaltung zumindest von Seiten des Freelancers aus die Wahrscheinlichkeit von Unannehmlichkeiten und die Notwendigkeit gar juristischer Schritte erheblich reduziert.
1. Auf formale Vollständigkeit und Richtigkeit achten!

Spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung muss eine Rechnung ausgestellt werden. Auf einer Rechnung sollten zudem keine erforderliche Daten und Angaben fehlen. Details zu diesen finden Sie in unserem Beitrag „Rechnungserstellung korrekt & vollständig“. An dieser Stelle sei gerade auf folgende Aspekte nochmals ausdrücklich hingewiesen:

  • Namen, Adressen, Bankverbindung

  • Posten, Zahlungsziel & ggfs. geleistete Zahlungen

  • Fortlaufende & eindeutige Rechnungsnummern zur besseren Koordination

  • Ausweisen von Steuern


2. Zahlungsmethoden & -grundsätze angeben und konsequent einhalten!

Zum o.g. Aspekt kommt hinzu, dass es von Vorteil ist, Zahlungsgrundsätze und akzeptierte Methoden zusätzlich direkt auf der Rechnung zu vermerken. Diese sollten im Idealfall bereits im Rahmen der Vorbesprechungen und Projektverhandlungen geäußert und vertreten werden. Wichtige Aspekte können dabei sein:

  • Zahlungsmodalitäten (bar, Überweisung, PayPal etc.)

  • Höhe der (ggfs. bereits geleisteten) Vorauszahlung

  • Geltendmachung von Ansprüchen im Falle nicht geleisteter Zahlungen

  • Zahlungsfenster (bzw. Datum, bis zu dem die endgültige Zahlung spätestens fällig ist)


3. Übersichtliche und geeignete Rechnungs-Tools verwenden!

Egal, ob man sich für kostenlose oder gebührenpflichtige Tools entscheidet und ob es sich dabei um Apps, Online-Tools oder Desktop-Programme handelt, sollten sie eine akkurate und funktionelle Rechnungserstellung ermöglichen. Vor allem sollten bereits geleistete (Teil-)Zahlungen erfasst und offene Posten dokumentiert werden können.
4. Den eigenen Wert in Rechnung stellen!

Man sollte sich unbedingt an die eigenen Stundensätze bzw. Pauschalpreise halten. Wer versucht, über Dumping-Preise gegenüber der Konkurrenz Kunden anzulocken, kann am Ende derjenige sein, der in Form eigener Zeit oder eigener Ressourcen draufzahlt. Oder noch schlimmer: Der Kunde nutzt den offensichtlich händeringend nach Aufträgen suchenden Freiberufler schamlos aus bis hin zur ausbleibenden Zahlung!
5. (Teil-)Leistungen explizit auf Rechnung dokumentieren!

Ganz gleich, ob sich die Rechnung lediglich auf eine Etappe des Projekts bezieht oder die vollständige Leistung umfasst: Dokumentieren Sie für jeden einzelnen Posten bzw. Schritt, welche Leistungen erbracht und welche Kosten dafür berechnet werden. Gerade auf Abschlussrechnungen sollte explizit dokumentiert sein, welche Posten ggfs. zwischenzeitlich wann bezahlt worden sind. Dies erleichtert sowohl dem Kunden als auch Ihnen den Nachvollzug und zeugt von Ihrer Professionalität und Aufrichtigkeit.
6. Angabe von Kontakt-Daten nicht vergessen!

Bei jeder Rechnung sollte der Kunde die Möglichkeit haben, Sie im Falle etwaiger Fragen zur Rechnung umgehend erreichen zu können. Neben Ihrer E-Mail-Adresse sollte daher unbedingt auch eine Telefon- und ggfs. Faxnummer zu finden sein. Auf diese Weise nehmen Sie schwarzen Schafen zumindest das Argument aus der Hand, man habe keine Möglichkeit gehabt, mit Ihnen in Kontakt zu kommen. Reagieren Sie prompt, wenn Zahlungen ausbleiben sollten, und seien Sie erreichbar, wenn Kunden hinsichtlich ihrer Rechnungen auf Sie zukommen.
7. Rechnungen ordnungsgemäß archivieren!

Sie sollten jede von Ihnen ausgestellte Rechnung sowohl in Papierform als auch digital aufbewahren. Ideal wäre es, sogar im Zusammenhang mit Rechnungen anfallende Korrespondenz in beiden Formen, zumindest aber digital, aufzubewahren. Auf diese Weise können Sie im Ernstfall eine lückenlose Dokumentation des jeweiligen Zahlungs- bzw. Abrechnungsprozesses liefern. Grundsätzlich sind gewerbliche Belege und damit auch Rechnungen für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Nicht zuletzt interessiert sich schließlich auch das Finanzamt für Ihre Rechnungen…


(Bild: © Luminis - Fotolia.com)

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