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04.01.2013

Korrespondenz: Tipps zu E-Mail & Brief!


Neben dem eigentlichen Tagesgeschäft müssen Freelancer meist auch ihre Korrespondenz selbst erledigen. Hier einige Tipps, worauf man achten sollte.

Schreiben: Bloß Formsache oder doch mehr?


Die Anlässe für schriftliche Kommunikation sind vielfältig, angefangen bei Antworten auf Kundenanfragen oder dem Formulieren von Angeboten bis hin zu wichtigen Mitteilungen an Mitarbeiter und Auftraggeber sowie Zahlungserinnerungen. Ob es sich nun um eine E-Mail oder um einen Brief in Papierform handelt, eines gilt für jede Art der schriftlichen Kommunikation: Sie bestimmt maßgeblich den Eindruck mit, den der Empfänger von Wesen und Arbeitsweise des Absenders bekommt.

Da eine schriftliche Äußerung i.d.R. bleibenden Eindruck hinterlässt und nicht ohne Weiteres zurückgenommen oder relativiert werden kann, sollte man eine gewisse Sorgfalt auf diese Art der Kommunikation verwenden. Professionell verfasste Briefe und E-Mails lassen auf eine ebenfalls professionelle und gewissenhafte Arbeitsweise schließen, schlampige und fehlerhafte Schriftstücke hingegen zeugen nicht gerade von kompetentem Geschäftsgebaren.

Mindestanforderungen: Darauf sollte man achten!


Welchen Stil man in seiner schriftlichen Korrespondenz pflegt und welchen Ton man anschlägt, beeinflussen nicht zuletzt die Anlässe des Schreibens bzw. das Verhältnis zu den jeweiligen Adressaten. Unabhängig davon gibt es einige Aspekte, die unbedingt beachtet werden sollten, sowie No-Gos, die in jedem Fall zu vermeiden sind. Die folgende Checkliste soll einen Überblick über einige zentrale Punkte liefern, deren Berücksichtigung bei der Erstellung geschäftlicher Mails und Briefe beim Empfänger in jedem Fall positiv ankommt.
Lieb oder sehr geehrt, Herr oder Frau? – Passende und korrekte Anrede wählen!

Grundsätzlich empfiehlt es sich, für die erstmalige schriftliche Kontaktaufnahme die Anrede „Sehr geehrte/r…“ zu verwenden. Hierdurch werden Respekt, Höflichkeit und professionelle Distanz ausgedrückt. Sollte sich ein vertrauteres Verhältnis mit dem Adressaten ergeben, beispielsweise durch regelmäßige Kundentermine, kann ein weniger förmlicher Ton („Liebe/r…“) angeschlagen werden. Daneben ist es recht hilfreich, sich an den Anredegepflogenheiten des Korrespondenzpartners zu orientieren. Wird z.B. von seiner Seite aus ein lockerer Ton wie „Hallo Herr/ Frau…“ gepflegt, spricht nichts dagegen, sich diesem anzuschließen.

Eine vermeidbare Peinlichkeit entsteht, wenn die Anrede „Liebe Frau Müller“ zur versehentlichen Geschlechtsumwandlung des an sich männlichen Ansprechpartners führt oder die korrekterweise „Sehr geehrte Frau Stein“ überraschend und vielleicht gegen ihren Willen einem „Herrn“ weichen muss. Wer selbst bereits einmal mit der falschen Anrede belegt worden ist, weiß, wie unangenehm dies sein kann. Selbiges gilt übrigens für die Schreibung des Namens. Nicht zuletzt kann ein solcher Fauxpas schnell auf mangelndes Interesse am Gegenüber und auf oberflächliche Kontaktaufnahme schließen lassen – ein Killer für jedes junge Vertrauens- oder Vertragsverhältnis.
Verischerung, Windwos, Hardwear – Rechtschreibung pflegen!

Das Wichtigste vorweg: Ein Tippfehler kann jedem und jeder einmal unterlaufen, daran dürfte kaum jemals eine Welt zugrunde gehen. Nichtsdestoweniger sollte man auf die korrekte Schreibung dessen achten, was man gerne ausdrücken will. Groß- und Kleinschreibung, besonders was die förmlich Anrede des Gegenübers mit „Sie“, „Ihnen“ und „Ihr“ angeht, sollte unbedingt beachtet werden. Darüber hinaus sollte man sich die Zeit nehmen, den getippten Text vor dem Versenden nochmals durchzulesen, um Rechtschreib- sowie Tippfehler möglichst ausschließen zu können. Vor allzu blindem Vertrauen auf die Autocorrect-Funktion zahlreicher Textverarbeitungs- oder Mailprogramme sei an dieser Stelle übrigens gewarnt!

Besondere Sorgfalt sollte man hinsichtlich der Rechtschreibung walten lassen, wenn es um (Fach-)Begriffe und Phrasen aus dem eigenen Fachgebiet oder dem Repertoire des Auftraggebers geht. Als Kunde sollte man erwarten können und dürfen, dass der Freelancer als ausgewiesener Profi in seinem Ressort auch die spezifische Terminologie beherrscht – in Wort und Schrift! In diesem Zusammenhang lohnt sich folglich ein zweiter Blick auf das Geschriebene gleich doppelt, denn es wirkt schlicht und ergreifend unseriös, beispielsweise Leistungen oder Produkte in Rechnung zu stellen, deren Bezeichnung man selbst nicht korrekt aufgeschrieben hat.
Ohne Punkt und Komma – Zeichensetzung nicht vergessen!

„Wer braucht schon Kommas, wen interessiert eine solche Kleinigkeit?“ – So denken immer mehr Menschen, wenn es darum geht, im eigenen Schreiben die richtige Interpunktion zu setzen. Doch es gibt auch genügend Personen, die aus der umgekehrten Richtung denken: „Ein Komma ist eine Kleinigkeit, ist es denn zu viel verlangt, eines setzen zu können?“. Da bei Kunden stets damit zu rechnen ist, dass sie v.a. zu Beginn eines Auftragsverhältnisses ganz genau hinschauen, sollte man auch hier die eigene Gewissenhaftigkeit und die Wertschätzung für’s Detail deutlich werden lassen.

Gerade bei längeren Texten bzw. Sätzen kann eine korrekte Kommasetzung zudem Lektüre und Verständnis enorm erleichtern. Wie Punkte das Ende eines Satzes und damit Gedankengangs markieren, so leisten auch Kommas wichtige „Portionierungsarbeit“, um Verhältnisse, Aufzählungen und Gliederungen auszudrücken. Hier drei zentrale Komma-Regeln:

  • Komma vor Konjunktionen (z.B. weil, als, nachdem, während, wenn, dass, so dass, obwohl, indem, wobei, damit)

  • Komma vor und nach Relativsätzen im Satzinneren (Bsp.: „Für die Anwendung der Software, die wir installieren, bieten wir spezielle Schulungen an.“)

  • Komma vor „um“-Sätzen (Bsp.: „Sie benötigen diese Software, um Ihre Kundenstammdaten zu verwalten.“)


Der Abgang zählt – Passende Schlussformeln wählen!

Hierbei sollte man auf eine gewisse Stimmigkeit mit der eingangs gewählten Anrede achten. So löst es beispielsweise eher Befremden aus, eine mit „Hallo Frau/Herr…“ begonnene Mail auf die recht amtliche Floskel „Hochachtungsvoll“ enden zu lassen. Auch eine Anrede mit „Sehr geehrte/r…“ will wohl nicht so recht zu einem Schluss wie „Bis bald und liebe Grüße“ passen. So förmlich bzw. locker die Anrede gewählt ist, so sollte auch die Schlussfloskel ausfallen. Dementsprechend bieten sich z.B. folgende Schlussphrasen an:

  • Herzliche Grüße, (förmlich, aber vertraut)

  • Viele Grüße, (locker, standard)

  • Mit freundlichen Grüßen, (förmlich, standard)

  • Beste Grüße, (eher locker)

  • Liebe Grüße, (sehr locker)

  • Hochachtungsvoll, (sehr förmlich, standard)

  • Mit den besten Grüßen, (eher förmlich)

  • Bis bald/zum TT.MM.JJJJ, (locker, vertraut)


Fazit: Schriftliche Eindrücke zählen, weil sie so oft bleiben!


Auch wenn es sich bei vielen Korrespondenzen „bloß“ um E-Mails handelt, sollte man bedenken, dass diese Nachrichten sehr oft nicht nur an einen Empfänger versendet werden, sondern per Weiterleitung auch weitere Personen erreichen können, so dass eine "mal eben so getippte" Mail schnell viele wichtige Stationen erreichen kann. Umso erstrebenswerter ist es also, auf diesem Weg einen guten bzw. den richtigen Eindruck von der eigenen Persönlichkeit und Arbeitsweise zu vermitteln. Denn wer zeigen will, dass er weiß, wovon er redet, muss dies seinem Gegenüber auch glaubhaft vermitteln können.


(Bild: © lassedesignen - Fotolia.com)

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