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11.09.2012

Rechnungserstellung korrekt & vollständig!


Um nach erfolgreichem Abschluss eines Projekts bzw. Auftrags Probleme mit Kunden und Finanzamt zu vermeiden, ist eine einwandfreie Rechnung wichtig.

Für Freelancer und Selbstständige bedeutet dies, genau darauf zu achten, welche Angaben auf keinen Fall auf der Rechnung fehlen dürfen. Außerdem gibt es Dinge, die nicht auf eine Rechnung gehören, da sie zu unnötigen Komplikationen oder sogar Risiken, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug, führen könnten. Im Folgenden werden die erforderlichen Informationen zur Rechnungserstellung zusammengetragen und unter Berücksichtigung steuerlicher Rahmenbedingungen geordnet.

Die Grundausstattung: Das gehört auf jede Rechnung!


Unabhängig davon, ob die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, sollten auf einer Rechnung folgende Daten genannt sein, um vom Finanzamt anerkannt und vom Kunden nicht angefochten zu werden:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers

  • Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen

  • Rechnungsdatum

  • Einmalige Rechnungsnummer

  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers

  • Leistungs- bzw. Lieferdatum

  • Art und Umfang der Leistung (Kurz-Beschreibung)

  • Netto-Beträge der Einzelleistungen bzw. –posten

  • Gesamtbetrag der Rechnung

  • Exaktes Zahlungsziel (genaue Datumsangabe)

  • Bankverbindung des Rechnungsstellers (Überweisungs-Informationen)

  • Kontaktdaten (für Rückfragen und Probleme)


Gerade für das Finanzamt ist die Einmaligkeit der Rechnungsnummer aus Gründen der Zuordnung sehr wichtig. Es empfiehlt sich, diese durchlaufend zu nummerieren, was jedoch keineswegs verpflichtend ist. Sämtliche weiteren Kriterien stellen sicher, dass man in den Genuss der Vorsteuerabzugs kommt, der im Falle mangelhafter Rechnungen aus eigener Tasche bezahlt werden müsste (siehe „Vorsteuerabzug: Was, wann, für wen?“).

Durch ein explizit formuliertes Zahlungsziel, das ein ausdrücklich genanntes Datum beinhaltet, ist man auf der sicheren Seite, wenn es zu etwaigen Verzugs-Streitigkeiten kommen sollte. In diesem Zusammenhang ist zudem die Nennung der eigenen Kontodaten auf der Rechnung sinnvoll, da dem Zahlungspflichtigen so in jedem Fall die erforderlichen Informationen vorliegen.

Kleinunternehmer – Finger weg von der Umsatzsteuer!


Die Kleinunternehmerregelung besagt, dass keine Umsatzsteuer für eigentlich umsatzsteuerpflichtige Umsätze erhoben wird, sofern der Vorjahres-Gesamtumsatz plus Umsatzsteuer eine Höhe von 17.500 Euro nicht überstiegen hat. Außerdem darf der Gesamtumsatz im Folgejahr nicht höher als 50.000 Euro eingeschätzt werden. Für Existenzgründer gilt diese Regelung ebenfalls, wobei hinzu kommt, dass im Falle eines Jahresumsatzes im Gründungsjahr von mehr als 17.500 Euro die Kleinunternehmerregelung für das folgende Wirtschaftsjahr erlischt. Ebenso verhält es sich, wenn für das Folgejahr ein Umsatz von mehr als 50.000 Euro prognostiziert wird.

Hat man sich für die Kleinunternehmerregelung entschieden, darf auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Damit erübrigt sich auch eine Differenzierung nach Steuersätzen. Auf die nicht zu berechnende Umsatzsteuer ist dann mit einem Satz wie „Für die in Rechnung gestellte Leistung wird gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben, da es sich um eine steuerfreie (Kleinunternehmer-)Leistung handelt.“ ausdrücklich hinzuweisen. Eine einmalige Rechnungsnummer ist vor dem Hintergrund der Kleinunternehmerregelung nicht erforderlich. Wer auf die Kleinunternehmerregelung zurückgreift, wird automatisch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen von anderen Unternehmern ausgeschlossen.

Vorsteuerabzug: Was, wann, für wen?


Die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs steht nur Unternehmern zur Verfügung. Im Rahmen von §§ 15, 15a UStG) ist geregelt, dass Unternehmer von ihrer Umsatzsteuerschuld diejenige Umsatzsteuer abziehen dürfen, die sie an Vorunternehmer, Finanzämter oder Eingangszollstellen entrichtet haben. Der Termin für den Vorsteuerabzug fällt mit dem Ablauf des Voranmeldungszeitraumes zusammen, für den die nachfolgend genannten Kriterien erfüllt sind. Die Leistung muss erfolgt und eine korrekte Rechnung erstellt worden sein.

Abzugsfähig sind u.a.:

  • auf Rechnungen ausgewiesene Steuer für Leistung oder Lieferung, die für das abzugsberechtigte Unternehmen erfolgt sind

  • Einfuhrumsatzsteuer auf Gegenstände, die für das Empfänger-Unternehmen importiert wurden

  • Erwerbssteuer auf den Erwerb von Gegenständen für das Unternehmen

  • vom Unternehmer als Empfänger einer Leistung bereits bezahlte Umsatzsteuer


Drum prüfe, wer sich ewig bindet…


Wer gegenüber dem Finanzamt auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet, bindet sich damit für einen Zeitraum von 5 Jahren an seinen Verzicht. Er muss dann darauf achten, auf jeder Rechnung zusätzlich zu den eingangs genannten Daten zuverlässig die Umsatzsteuer auszuweisen. In diesem Fall kommt man Privatkunden folglich 19 Prozent teurer als ein Konkurrent, der die Kleinunternehmerregelung beansprucht. Wenn man allerdings vorwiegend für Unternehmen tätig sein will, die die Umsatzsteuer ebenfalls absetzen, stellt dies kein Problem dar.

Will man in den Genuss des Vorsteuerabzugs kommen, ist man an die Umsatzsteuer gebunden. Für größere Anschaffungen im Rahmen des eigenen Unternehmens kann sich dies jedoch auszahlen. Ein kleiner Wermutstropfen: Ohne die Kleinunternehmerregelung muss man innerhalb der ersten zwei Geschäftsjahre eine monatliche Umsatzsteuererklärung vorlegen.

Unterschrift und Rechnungsnummern - Praktisches:


Eine Rechnung handschriftlich zu unterzeichnen, ist weder erforderlich noch sehr ratsam. Es soll bereits Fälle gegeben haben, in denen besonders dreiste und zahlungsunwillige Kunden zur Unterschrift Zusätze wie „Betrag dankend erhalten“ ergänzt haben, ohne jedoch die Rechnung zu bezahlen. Von einer Unterschrift per Hand sollte man daher vorsichtshalber absehen.

Durchlaufende Rechnungsnummern sind, wie bereits erwähnt, nicht verpflichtend. Sie bieten jedoch zwei entscheidende Vorteile:

  • Erstens können im Falle einer Betriebs- oder Steuerprüfung die Rechnungen eines Jahres sehr leicht auf Vollständigkeit und Konsistenz geprüft werden, so dass Komplikationen vermieden werden.

  • Zweitens kann es sein, dass ein Unternehmer mehrere Gewerbescheine innehat und daher ein Kunde aus mehreren Gewerbebereichen Leistungen empfangen hat. Diese dürfen dann zwar nicht auf einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden, können jedoch anhand der fortlaufenden Rechnungsnummern einander zugeordnet werden.


[Anmerkung der Redaktion: Mit diesem Beitrag wird kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben, es ist lediglich eine auf Freelancer und Selbstständige zugeschnittene Grundinformation angestrebt. Steuerliche Angaben erfolgen ohne Gewähr und ersetzen keinesfalls eine entsprechende Beratung!]


(Bild: © mapoli-photo - fotolia.com)

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