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11.05.2012

Mahnung oder Zahlungserinnerung?


Offenen Kundenrechnungen bedeuten für Freelancer neben Einbußen oft Stress. Wie kann man reagieren?

Das A und O: Klares Angebot und vollständige Rechnung!
Wenn Kunden nicht zahlen, ist dies immer ärgerlich und häufig mit unnötigem Zusatzaufwand für den Freelancer verbunden. Um im Vorfeld potenzielle Hürden und eigene (Form-)Fehler möglichst ausmerzen zu können, sollte alles mit einem eindeutig formulierten Angebot beginnen und mit einer vollständig und korrekt gestellten Rechnung abgeschlossen werden. Hierfür sind v.a. folgende Aspekte zu beachten:

  • Korrekte Kunden- und Versand-Daten (Adresse)

  • Datum und Rechnungsnummer

  • Leistungsdatum und Produktbeschreibungen

  • Beträge und Steuern

  • Zahlungsanweisungen und Fälligkeit (expliziter Termin oder klare Formulierung wie „binnen zwei Wochen“)

Offene Rechnung – wie geht es weiter?
Bevor man zu formellen und rechtlich brisanten Maßnahmen greift, sollte man den direkten Kontakt mit dem Kunden suchen. Hierfür empfiehlt sich beispielsweise ein freundlicher aber verbindlicher Anruf oder – sofern Auslastung und Distanz dies zulassen – ein lockeres persönliches Gespräch, in dessen Verlauf man sich u.a. nach der ausstehenden Rechnung erkundigt. Je nach Situation und Verhältnis zwischen Freelancer und Kunde kann man sich gemeinsam etwa im Falle vorübergehender finanzieller Engpässe beim Kunden eine Lösung überlegen. Eine kulante Frist oder Ratenzahlung könnten für beide Seiten akzeptable Ansätze darstellen.

Der schriftliche und damit mehr oder minder offizielle Weg sollte erst in der darauffolgenden Instanz beschritten werden, wenn persönliche Gespräche nicht zum gewünschten Resultat führen. Die sog. Zahlungserinnerung unterscheidet sich von ihrem juristischen Stellenwert her betrachtet nicht von einer Mahnung. Getreu der Regel „Der Ton macht die Musik“ wird in der Zahlungserinnerung ein freundlicher, verständnisvoller und kollegialer Tonfall angeschlagen, um das Anliegen der Zahlungsaufforderung entsprechend zu formulieren. Die Mahnung ist in diesem Zusammenhang wesentlich verbindlicher, strenger und sachlicher zu verfassen. In beiden Fällen wird jedoch gleichermaßen der Verzug des Schuldners indiziert.
Mahn-Mythen: Zahl, Form und Wirkung!
Feste formale Voraussetzungen gibt es für eine Mahnung nicht. Allerdings sollte sie stets in schriftlicher Form zugestellt und klar als eine solche gekennzeichnet werden – allein aus Gründen der Beweiskraft und Effektivität. Zudem lässt sich durch Mahnungen nicht der Eintritt einer möglichen Verjährung abwenden oder hinauszögern, diese Möglichkeit besteht lediglich im Falle eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Entscheidend ist hierbei erst der gerichtliche Mahnbescheid, der zur Hemmung einer möglichen Verjährung führt. Im Zweifelsfall also lieber den Gang zum Anwalt als einen selbstverschuldeten Verlust in Kauf nehmen!

Unter dem Strich ist nicht nur zu bedenken, dass auch eine Zahlungserinnerung – wie bereits erwähnt – an sich aus rechtlicher Perspektive eine Mahnung darstellt, sondern auch, dass keineswegs drei Mahnungen notwendig sind, bevor dem Schuldner weitere Schritte bzw. Konsequenzen drohen. Eine einzige Mahnung bzw. Zahlungserinnerung ist bereits ausreichend.

Übrigens: Ein Hinweis auf der Rechnung, dass der Betrag sofort fällig sei, ist im Grunde nicht nötig, da laut § 271 BGB die Zahlung ohnehin nach Erbringen der vertraglich vereinbarten Leistung fällig ist. Der Kunde gerät grundsätzlich automatisch in Verzug, wenn er die Rechnung nicht spätestens 30 Tage nach Fälligkeit bzw. Rechnungserhalt begleicht. Ausnahme: Verbraucher müssen auf diese Verzugs-Regelung explizit auf der Rechnung hingewiesen werden. Erst wenn Gespräch und Mahnung bzw. Zahlungserinnerung nichts nützen, ist der Gang zum Anwalt oder gar vor Gericht anzuraten.


(Bild: © Andrey Zyk - fotolia.com)

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