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13.11.2014

Flexibel Arbeiten mit der richtigen Technik


Gerade als Freelancer sollte man sich flexibel zeigen und alle Möglichkeiten für die Kommunikation mit Kunden nutzen.

Von Web- und Videokonferenzen über Telefonkonferenzen bis hin zum Instant Messaging – wer als Freelancer mit seinen Kunden und Partnern kommunizieren möchte, hat viele Möglichkeiten. Doch welche davon sind nützlich und was für Möglichkeiten bieten sie?

Freelancer und Startup-Unternehmer müssen ihre Geschäftskosten besonders im Blick behalten. Gleichzeitig dürfen sie keine Abstriche bei der Effizienz, der Qualität der Dienstleistung oder der eigenen Professionalität machen. Dabei helfen ihnen immer häufiger flexible Arbeitsmodelle. Sie schaffen für Gründer und Freischaffende, jedoch auch für Arbeitgeber Wettbewerbsvorteile, die besonders in den heiklen Anfangsjahren oder bei Umstrukturierungen eine wichtige Rolle spielen. Arbeitswelten werden in Zukunft immer mehr von Digitalisierung und Vernetzung geprägt sein, um Wissen auch über größere Entfernungen bündeln zu können.

Flexible Arbeitsmodelle lohnen sich


Möglich machen dies zahlreiche neue Kommunikationstools. Mit diesen technischen Hilfsmitteln sind Unternehmen und Freelancer dazu in der Lage, ihre Arbeitsmethoden neu zu definieren und ihre Kosten zu reduzieren. In 76 Prozent aller deutschen Unternehmen sind Arbeitnehmer dank flexibler Arbeitsmodelle auch deutlich produktiver und kreativer, ergab eine Studie des Bürodienstleisters Regus. Ausgestattet mit den richtigen Tools können sie mit Kollegen über weite Entfernungen hinweg optimal zusammenarbeiten, egal ob von Zuhause oder anderen Büros aus. So entstehen virtuelle Teams, die über ein ganzes Land oder noch weiter verstreut als geschlossene Einheit an einem Strang ziehen.

Das Homeoffice ist und bleibt dabei ein wichtiges Thema: Digitale Kommunikationstools haben das Büro nachhaltig bis in das Zuhause erweitert und machen eine intensive Zusammenarbeit möglich. Noch dazu eröffnen sie jungen Müttern oder Vätern Chancen, schneller und flexibler ins Arbeitsleben zurückzukehren. Trotzdem können Arbeitgeber ihre Angestellten dank der digitalen Vernetzung betreuen und die Produktivität hoch halten. Durch die flexible Einteilung der Arbeitszeit und die Unabhängigkeit des Arbeitsplatzes erhöht sich außerdem die Zufriedenheit der Arbeitnehmer, geringere Ausfallzeiten sind die Folge. Die Produktivität steigt allein schon dadurch, dass sich jeder seine Arbeitszeit selbst einteilen und während Konzentrationstiefs, etwa nach dem Mittagessen Pausen machen kann. Für Unternehmen wird die Vernetzung mit Freelancern zukünftig immer wichtiger. Laut einer 2013 veröffentlichten Studie der projektwerk GmbH setzen sie immer mehr auf Freiberufler. Hauptgründe dafür sind fehlende Kapazitäten im eigenen Unternehmen, die hohe Flexibilität und die hohe Qualität der eingekauften Leistungen.

Top Tools zur Online-Zusammenarbeit


Damit die digitale Kommunikation auch funktioniert, müssen alle Beteiligten entsprechend ausgestattet sein. Der Markt für Kommunikationstechnologie bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten für eine einfache und effektive Vernetzung unter Kollegen oder auch mit Kunden:

  • Die Videokonferenz: Vielen Menschen ist der Sichtkontakt zu ihrem Gesprächspartner wichtig, da sich Reaktionen so besser einordnen lassen. Bei vielen Anbietern sind jedoch nur Videokonferenzen mit zwei Teilnehmern möglich. Für mehrere Nutzer gibt es weiterentwickelte Angebote, die mit dementsprechend höheren Kosten verbunden sind.

  • Die Telefonkonferenz: Günstige Telefonkonferenz-Anbieter ermöglichen Meetings ab ca. 9 Cent/Minute. Der Vorteil für Homeoffice-Arbeiter liegt auf der Hand: Sie können sich mehr auf die Inhalte konzentrieren und müssen sich nicht zu sehr um ihr Auftreten und Äußeres Gedanken machen. Es können außerdem sehr einfach drei und mehr Personen an einer sogenannten „Telko“ teilnehmen.

  • Screen Sharing: Diese Art von Informationsaustausch ist sehr nützlich und erlaubt allen Teilnehmern, zeitgleich Dokumente und Präsentationen auf dem Bildschirm zu betrachten, die ansonsten per E-Mail geschickt und lange erklärt werden müssten. Auch komplizierte Bearbeitungen von Dokumenten oder Websites können so zusammen während einer Telefonkonferenz vorgenommen und besser erläutert werden.

  • Online Document Sharing: Teams, die über weite Entfernungen miteinander arbeiten, brauchen einen Weg, einander Daten und Dokumente zugänglich zu machen. Es gibt etliche onlinebasierte Ablage-Möglichkeiten, viele davon sind sogar recht günstig. Teurere, mehr ausgeklügelte Optionen, ermöglichen es, unkompliziert Daten mit mehreren Nutzern zu teilen, und bieten zugleich ein hohes Maß an Sicherheit.

  • Instant Messaging: Diese Kommunikationsmethode wird immer beliebter. Mehrere Nutzer können miteinander chatten, Dokumente, Audio- und Videodateien austauschen und jederzeit weitere Kollegen hinzuziehen. Dabei ist der Dienst oft mehr als ein normaler Chatroom und kann zu einer effizienten und kostengünstigen Austauschplattform werden.


Bild: © Hasloo Group Production Studio - Shutterstock.com

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