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08.01.2014

Projekte effizient organisieren!


Eine übersichtliche und systematische Organisation trägt maßgeblich zum wirtschaftlichen und professionellen Erfolg eines Projekts bei.

Ein Sprichwort sagt, dass nur der Kleingeist Ordnung hält, während das Genie das Chaos überblickt. Dennoch soll es schon vorgekommen sein, dass auch ein Genie schon einmal die eine oder andere Kleinigkeit übersehen hat – trotz seines vermeintlichen Überblicks über jegliche Unordnung! Darum sollte die Devise vielleicht besser lauten, Chaos gar nicht erst entstehen zu lassen, ohne dafür allzu viel Aufwand betreiben zu müssen – egal ob man sich selbst nun eher den Kleingeistern oder den Genies zuzählt. Hierzu haben wir nachfolgend fünf einfache, dafür aber umso praktischere Tipps zusammengestellt, mit denen sich die Projektorganisation nicht nur schneller, sondern auch effizienter abwickeln lässt.

1. Das Aufgabenspektrum klar definieren!


Um ein Projekt zur Zufriedenheit des Auftraggebers umsetzen und abschließen zu können, ist es wichtig, im Vorfeld möglichst detaillierte Informationen über Anforderungen und anfallende Aufgaben einzuholen. Zum Minimalprogramm gehören die 4 W-Fragen „Was?“ (Gegenstand), „Wann?“ (Terminfragen), „Wie?“ (Modalitäten & Rahmenbedingungen) und „Wie viel?“ (Bezahlung). Darüber hinaus sollte man unbedingt versuchen, nicht nur diese 4 Fragen möglichst genau zu klären, sondern auch noch weitere wie „Wer?“ (Ansprechpartner) zu klären.

2. Limit für Überarbeitungen, Änderungen & Gesprächstermine setzen!


Trotz aller Flexibilität und Bemühungen um die Wünsche und Ansichten des Auftraggebers kann es vorkommen, dass dieser aus verschiedensten Gründen immer wieder Änderungen und Überarbeitungen vornehmen (lassen) will. So manches Projekt kann auf diese Weise unvermittelt über den Haufen geworfen werden, investierte Arbeitszeit und bereits gefundene Lösungen lösen sich sprichwörtlich in Luft auf. Besonders ärgerlich ist dies, wenn der GAU kurz vor dem Abschluss eines Milestones oder gar des gesamten Projekts eintritt. Nützlich sind daher Maßnahmen, die bereits im Vorfeld mit dem Auftraggeber abgeklärt und besprochen werden sollten:

  • Einschränkung der Zahl an Neustarts, Revisionen und Umarbeitungen (Vorsicht: Dies gilt natürlich nicht für Fehler, die der Freelancer zu verantworten hat!)

  • Konditionen (Kosten, Termine etc.) für weitere Änderungen

  • Fristen und Deadlines, die für die Berücksichtigung etwaiger Änderungen gelten

  • Besprechungstermine begrenzen bzw. möglichst frühzeitig fix vereinbaren, um inflationäre Meetings zu vermeiden


3. Etappenziele und Milestones festlegen!


Rom wurde bekanntlich nicht an einem einzigen Tag erbaut und auch die meisten Projekte erstrecken sich über einen längeren Zeitraum. Dass in dieser Zeit viele Einzelziele zu erreichen sind, die schließlich den Weg zum erfolgreichen Projektabschluss pflastern, versteht sich von selbst. Daher sollte man sich selbst feste Milestones für die Erledigung bestimmter (Teil-)Aufgaben setzen. Was bei umfangreicheren Aufträgen nahezu unerlässlich ist, empfiehlt sich auch bei kleineren Projekten, allein schon, um sich selbst wertvolle Zeit einsparen zu können. Übrigens: Sehr häufig bietet es sich an, Milestones gemeinsam mit dem Kunden festzulegen, so dass dieser sich eingebunden und mit ausreichend Feedback versehen sieht!

4. Für eine lückenlose Dokumentation sorgen!


Zeit ist Geld, und nur abgerechnete Zeit ist Bares. Um einen exakten Überblick zu behalten, wie viel Zeit man in welches Projekt investiert, ist eine exakte und gewissenhafte Dokumentation erforderlich. Zeiterfassung, Protokolle und Korrespondenzen bilden hierfür die richtige Basis, eine große Bandbreite an Tools und Hilfsmitteln steht hierfür zur Verfügung. Auf diese Weise lässt sich ein repräsentativer und realistischer Blick nicht nur auf die bereits investierte Zeit und die noch benötigte gewinnen, sondern auch eine handfeste Hilfe, wenn es um die Preisberechnung geht! Für etwaige Diskussionen und (Nach-)Verhandlungen wird damit eine verlässliche Datenbasis geschaffen.

5. Fehler & Erfolge reflektieren und auswerten!


Wer einen Fehler macht, sollte daraus lernen, um ihn kein zweites Mal zu begehen. Dies setzt voraus, dass man sich fragt, was genau an welcher Stelle schief gelaufen ist, und wie man es bei kommenden Projekten vermeiden kann. Umgekehrt ist es außerdem wichtig, sich bei Erfolgen systematisch Gedanken zu machen, wovon genau man profitiert hat, und wie sich der Nutzen auf künftige Projekte übertragen lässt. Dabei sind in jedem Fall die jeweils spezifischen Rahmenbedingungen und Voraussetzungen der Projekte mit zu berücksichtigen, da nicht jeder Erfolg in jedem Projekt reproduzierbar ist und nicht jeder Fehler in jedem Projekt an gleicher Stelle lauert! Ansatzpunkte für die Projekt-Reflexion können z.B. sein:

  • Umgang mit dem Kunden & Verhalten in Gesprächen oder Verhandlungen

  • Fachliches Vorgehen bei bestimmten Tasks und Aufgaben

  • Organisatorische Maßnahmen, die sich als gut oder angebracht bzw. schlecht oder fehlend erwiesen haben

  • Reaktionen auf Kundenpersönlichkeit und –wünsche




(Bild: © JiSIGN - Fotolia.com)

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